# E-Rechnung im Autohaus 2026: Was DMS und DATEV können müssen

*Quelle: https://www.digistaff.de/ratgeber/e-rechnung-autohaus-2026.html*

> E-Rechnungspflicht im Autohaus: Empfang seit 2025 Pflicht, Versand ab 2027. Was DMS und DATEV können müssen und welche Schritte sich automatisieren lassen.

[← zurück zur Ratgeber-Übersicht](https://www.digistaff.de/ratgeber/index.html)

Buchhaltung & Controlling · 24. Juli 2026

Der Empfang ist seit 2025 Pflicht, das Ausstellen kommt schrittweise. Für einen Kfz-Betrieb
heißt das nicht Panik, sondern eine überschaubare Liste: was hereinkommt sauber verarbeiten,
was an Firmenkunden hinausgeht rechtzeitig umstellen. Was dahinter steckt und was sich
automatisieren lässt, ohne das DMS zu wechseln.

Von Ronny Schumann · DIGISTAFF Berlin
·
Lesezeit ca. 9 Min.

Aus der Papier- oder PDF-Rechnung wird ein strukturierter Datensatz, den DMS und DATEV maschinell lesen. Bild: KI-generiert

RS

Ronny Schumann · [Gründer DIGISTAFF](https://www.linkedin.com/in/ronny-schumann)

14 Jahre Autohaus- und B2B-Vertrieb, ehem. SEAT Topverkäufer. Spezialisiert auf KI-Agenten für Werkstatt- und Autohausbetriebe in Deutschland.

Kurzantwort

Seit dem 1. Januar 2025 muss Ihr Betrieb E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können.
Das Ausstellen folgt gestaffelt: ab 2027 für Betriebe über 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028
für alle. Rechnungen an Privatkunden und Kleinbeträge bis 250 Euro bleiben ausgenommen. Eine
E-Rechnung ist kein PDF, sondern ein strukturierter Datensatz (XRechnung oder ZUGFeRD).

## Was eine E-Rechnung ist, und was keine

Der häufigste Irrtum zuerst: Eine PDF, die Sie per E-Mail verschicken, ist keine E-Rechnung.
Rechtlich zählt sie als sonstige Rechnung, genau wie das gedruckte Blatt. Eine E-Rechnung im
Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz, den ein Buchhaltungssystem maschinell
auslesen und weiterverarbeiten kann, ohne dass ein Mensch Zahlen abtippt.

Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. In Deutschland erfüllen zwei Formate diese Norm:

* **XRechnung:** ein reines XML ohne sichtbares Rechnungsbild. Der Mensch sieht auf den ersten Blick nur Datencode, das System liest alles. Verbreitet bei Rechnungen an Behörden.
* **ZUGFeRD (auch Factur-X):** ein Hybrid. Nach außen eine ganz normale PDF, die Sie lesen können, mit dem strukturierten XML unsichtbar eingebettet. Der Mensch sieht die Rechnung, die Software liest den Datensatz. Für die meisten Betriebe der praktischere Weg.

Der Unterschied klingt technisch, hat aber eine handfeste Folge: Wer eine E-Rechnung empfängt,
muss den strukturierten Teil auslesen und archivieren können. Wer eine ausstellt, muss ihn
erzeugen. Das reine Öffnen einer PDF reicht in beiden Fällen nicht.

## Die Fristen: Was ab wann für Sie gilt

Die Pflicht kommt in Stufen. Wichtig ist die Trennung zwischen Empfangen (schon da) und
Ausstellen (kommt gestaffelt):

| Ab wann | Wer | Was gilt |
| --- | --- | --- |
| 01.01.2025 | jeder B2B-Betrieb | Empfang von E-Rechnungen muss möglich sein. Ein E-Mail-Postfach genügt als Kanal. |
| bis 31.12.2026 | alle | Übergang: Ausgangsrechnungen dürfen noch als Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, als PDF laufen. |
| 01.01.2027 | über 800.000 € Vorjahresumsatz | Ausstellen von E-Rechnungen im inländischen B2B wird Pflicht. |
| 01.01.2028 | alle Betriebe | Ausstellen wird für jeden B2B-Umsatz Pflicht, auch unter 800.000 €. |

Praktisch heißt das: Der Empfang ist die dringende Baustelle, weil er längst gilt. Beim
Ausstellen haben die meisten kleineren Betriebe noch bis 2028 Zeit, sollten die Umstellung
aber nicht bis zur letzten Woche schieben, weil sie an der DMS-Konfiguration hängt.

Ziel ist, dass die E-Rechnung ohne Abtippen im richtigen DATEV-Format ankommt. Bild: KI-generiert

## Was das konkret fürs Autohaus heißt

Ein Kfz-Betrieb steht an beiden Enden der Rechnung. Deshalb lohnt sich der Blick von zwei Seiten.

**Was hereinkommt (der Empfang):**

Ihre Teile-Großhändler, der Hersteller, Werbe- und IT-Dienstleister schicken Ihnen Rechnungen.
Viele davon kommen schon heute als ZUGFeRD, oft ohne dass es jemandem auffällt, weil die PDF
ganz normal aussieht. Diese Belege müssen Sie strukturiert annehmen, archivieren und
weiterverarbeiten können. Genau hier entsteht der meiste stille Handarbeitsaufwand: Belege
werden ausgedruckt, in Ordner sortiert oder einzeln in die Buchhaltung übertragen.

**Was hinausgeht (das Ausstellen):**

Die Werkstattrechnung an den Privatkunden ist nicht betroffen, das ist B2C. Betroffen sind Ihre
Firmenkunden: Flottenbetreiber, Handwerksbetriebe mit eigenem Fuhrpark, gewerbliche Halter,
andere Autohäuser, Vermittlungs- und Provisionsabrechnungen. In vielen Betrieben ist dieser
gewerbliche Anteil größer, als man aus dem Bauch heraus schätzt. Für diese Rechnungen brauchen
Sie ab 2027 oder 2028 ein normkonformes Ausgabeformat aus dem DMS.

**Zwei Ausnahmen, die Sie kennen sollten:** Rechnungen an private Endkunden
bleiben außen vor, und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto sind ebenfalls ausgenommen.
Für die klassische Barzahlung an der Werkstatt-Theke ändert sich also erstmal wenig. Der Hebel
liegt bei den gewerblichen Vorgängen und beim Beleg-Eingang.

## Was DMS und DATEV können müssen

Damit die Pflicht kein Papierstau wird, müssen vier Fähigkeiten zusammenkommen. Nicht jedes
DMS bringt alle mit, und die Lücken schließt man gezielt statt mit einem Systemwechsel.

| Fähigkeit | Worum es geht |
| --- | --- |
| Empfangen & auslesen | Den XML-Teil aus XRechnung und ZUGFeRD erkennen und die Felder (Betrag, MwSt., Lieferant, Positionen) strukturiert übernehmen. |
| GoBD-konform archivieren | Den strukturierten Datensatz im Original unveränderbar aufbewahren, nicht nur einen Ausdruck. Die PDF allein reicht nicht. |
| Normkonform ausgeben | Ausgangsrechnungen an Firmenkunden als XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen, mit korrekten Pflichtfeldern. |
| An DATEV übergeben | Die ausgelesenen Belege als Buchungsstapel nach SKR51 aufbereitet an DATEV Unternehmen Online weiterreichen. |

Der Empfang lässt sich fast immer über ein Postfach und eine Verarbeitungsschicht lösen, auch
wenn das DMS von sich aus nichts anbietet. Beim Ausstellen kommt es auf die DMS-Version an:
Manche erzeugen ZUGFeRD bereits, andere brauchen eine Zwischenschicht, die das Ausgabeformat
ergänzt. Welcher Fall bei Ihnen vorliegt, klärt ein kurzer Blick in die Rechnungsausgabe Ihres
Systems.

## Was sich automatisieren lässt, und was nicht

E-Rechnung ist nicht nur eine Pflicht, sondern auch die Gelegenheit, den Belegweg zu
automatisieren. Weil die Daten strukturiert vorliegen, muss niemand mehr abtippen. Ehrliche
Einordnung nach Vorgang:

| Vorgang | Automatisierbar? | Was bleibt beim Menschen? |
| --- | --- | --- |
| E-Rechnung empfangen & Felder auslesen | Ja | Nichts, das läuft strukturiert durch |
| Eingangsbeleg nach SKR51 vorkontieren | Ja (~85%) | Ungewöhnliche Leistungsarten, Freigabe der Logik durch den Steuerberater |
| An DATEV übergeben | Ja | Finale Prüfung im gewohnten DATEV-Ablauf |
| Ausgangs-E-Rechnung erzeugen (B2B) | Ja | Prüfung von Sonderfällen, z.B. abweichende Rechnungsadressen |
| Inhaltliche Richtigkeit der Rechnung | Nein | Stimmt die Leistung, der Betrag, der Kunde? Das bleibt eine fachliche Prüfung. |
| Steuerliche Sonderfälle & Jahresabschluss | Nein | Steuerberater, immer |

Der Kern: Die Automatisierung übernimmt das Auslesen, Einsortieren und Übergeben. Die
inhaltliche Beurteilung, ob eine Rechnung stimmt, bleibt beim Menschen. Wer das umdreht und
die Software auch entscheiden lässt, baut sich einen schnellen Fehler statt einer Entlastung.
Wie die Übergabe an DATEV im Detail funktioniert, steht im Artikel zur
[DMS-DATEV-Schnittstelle](https://www.digistaff.de/ratgeber/dms-datev-schnittstelle-autohaus-automatisierung.html).

Aus der Pflicht wird ein Vorteil, wenn der Belegweg vom Eingang bis zur Buchung ohne Abtippen läuft. Bild: KI-generiert

## Die häufigsten Stolperfallen

### 1. Die PDF für erledigt halten

Wer glaubt, mit PDF-Versand sei die Pflicht abgehakt, irrt. Eine PDF ohne strukturierten
Datensatz erfüllt die E-Rechnungspflicht ab dem jeweiligen Stichtag nicht. Der Test ist
einfach: Kann eine Software die Rechnung ohne Abtippen einlesen? Wenn nein, ist es keine E-Rechnung.

### 2. Nur den Ausdruck archivieren

Bei einer empfangenen E-Rechnung muss der strukturierte Originaldatensatz aufbewahrt werden,
GoBD-konform und unveränderbar. Ein Papierausdruck oder eine abgespeicherte PDF-Ansicht
allein genügt der Aufbewahrungspflicht nicht.

### 3. Den Empfang aufschieben

Das Ausstellen hat Zeit, der Empfang nicht. Er gilt seit 2025. Betriebe, die eingehende
E-Rechnungen noch ausdrucken und per Hand verbuchen, verschenken den größten Zeithebel und
riskieren Lücken im Beleg-Archiv.

## Mein Vorgehen: erst schauen, dann umstellen

Ich fange kein E-Rechnungs-Projekt mit dem Werkzeug an, sondern mit Ihrem Betrieb. Jedes
Autohaus hat eine eigene DMS-Konfiguration, einen eigenen Anteil gewerblicher Kunden und eine
eigene Qualität im Beleg-Eingang. Was in einem Haus sauber läuft, hakt im nächsten an einer
Kleinigkeit.

In einem kurzen Blick auf Ihre Abläufe schauen wir gemeinsam auf drei Dinge:

* **Eingang:** Welche Lieferanten schicken bereits ZUGFeRD? Wie werden diese Belege heute verarbeitet und archiviert?
* **Ausgang:** Wie hoch ist Ihr gewerblicher Rechnungsanteil? Kann Ihr DMS heute schon ein normkonformes Format ausgeben?
* **Übergabe:** Läuft der Weg in die Buchhaltung und zu DATEV strukturiert oder über manuelle Zwischenschritte?

Ich arbeite herstellerunabhängig und mit nachvollziehbaren, versionierbaren Abläufen statt mit
einer geklickten Blackbox. So bleibt jeder Schritt prüfbar, und Ihr Steuerberater bekommt
Belege, die er schneller freigeben kann. Ob und wo sich der Aufwand rechnet, sage ich ehrlich,
auch wenn die Antwort manchmal lautet, dass ein Postfach und eine saubere Ablage schon reichen.

Weiterführend:

[DMS-DATEV-Schnittstelle im Autohaus: Was wirklich automatisierbar ist →](https://www.digistaff.de/ratgeber/dms-datev-schnittstelle-autohaus-automatisierung.html)

Wie der Buchungsstapel von DMS zu DATEV kommt, und wo der Steuerberater bleibt.

Verwandter Artikel:

[SKR 51 im Autohaus: Buchungsbeispiele für DMS und DATEV →](https://www.digistaff.de/ratgeber/skr51-praxisbeispiel-autohaus.html)

Der Kfz-Kontenrahmen, auf dem die Vorkontierung der E-Rechnungen aufsetzt.

Verwandter Artikel:

[CarLo, Loco-Soft, DAT: Welches DMS lässt sich anbinden? →](https://www.digistaff.de/ratgeber/dms-autohaus-ki-anbindung-carlo-locosoft.html)

Praxis-Einordnung der gängigen DMS-Systeme und ihrer Exportwege.

## Was Sie diese Woche tun können

1. Prüfen, ob eingehende Lieferantenrechnungen schon als ZUGFeRD kommen. Ein Blick in die Detailansicht einer PDF genügt oft: Ist ein XML eingebettet?
2. Klären, wie diese Belege heute archiviert werden. Wird der Originaldatensatz aufbewahrt oder nur ein Ausdruck?
3. In der Rechnungsausgabe Ihres DMS nachsehen, ob ein E-Rechnungsformat wählbar ist, und den gewerblichen Rechnungsanteil grob schätzen.
4. Wenn Sie unsicher sind, wo der erste Schritt sitzt, sprechen wir 20 Minuten über Ihren konkreten Beleg-Eingang.

Fachlicher Kontext & Quellen

* **Rechtsgrundlage:** Wachstumschancengesetz (BGBl. 2024 I Nr. 108), §14 UStG, Neuregelung der E-Rechnung im inländischen B2B.
* **Verwaltungssicht:** Bundesministerium der Finanzen, Schreiben vom 15.10.2024 und FAQ zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung.
* **Norm:** EN 16931, europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung. Formate XRechnung und ZUGFeRD (Factur-X).
* **Ausnahmen:** Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§33 UStDV) und Rechnungen an private Endkunden (kein B2B).
* **Aufbewahrung:** GoBD, Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung elektronischer Unterlagen, BMF-Schreiben vom 28.11.2019.

## Häufige Fragen

### Ist die E-Rechnung im Autohaus schon Pflicht?

Der Empfang ist Pflicht. Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Betrieb im B2B-Bereich E-Rechnungen entgegennehmen können, ein E-Mail-Postfach reicht als Empfangsweg. Für das Ausstellen gilt eine Übergangsfrist bis Ende 2026. Ab 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen versenden, ab 2028 alle.

### Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden in der Werkstatt?

Nein. Die Pflicht betrifft nur Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Die Werkstattrechnung an einen privaten Endkunden fällt nicht darunter. Betroffen sind Firmenkunden, Flottenbetreiber, Gewerbetreibende und andere Betriebe. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sind zusätzlich ausgenommen.

### Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Eine reine PDF gilt rechtlich als sonstige Rechnung, nicht als E-Rechnung. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931, den ein Buchhaltungssystem maschinell auslesen kann. Formate sind XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML).

### Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist ein reines XML ohne sichtbares Rechnungsbild, verbreitet im Behördenumfeld. ZUGFeRD ist ein Hybrid: eine normale PDF mit eingebettetem XML. Der Mensch sieht die PDF, das System liest das XML. Beide erfüllen die E-Rechnungspflicht.

### Muss ich mein DMS wechseln, um E-Rechnungen zu verarbeiten?

In der Regel nicht. Der Empfang lässt sich über ein Postfach und eine Verarbeitungsschicht lösen, die das XML ausliest und an DATEV übergibt. Beim Versand kommt es darauf an, ob Ihr DMS ein normkonformes Format ausgeben kann. Wo es das nicht tut, schließt eine Zwischenschicht die Lücke, ohne dass das DMS ausgetauscht wird.

## Läuft Ihr Beleg-Eingang schon strukturiert?

In einem 20-Minuten-Gespräch schauen wir gemeinsam, welche Rechnungen bei Ihnen schon als
E-Rechnung kommen, wie sie archiviert werden und wo der erste Automatisierungsschritt den
größten Hebel hat.

[20-Minuten E-Rechnung-Check anfragen](https://www.digistaff.de/index.html#contact)