Aus der Branche statt über die Branche.
Schluss mit manuellem Aufwand: Werkzeuge übernehmen Ihre Kernprozesse — zuverlässig, DSGVO-konform und ohne monatliche US-Cloud-Kosten.
Aufträge kommen per E-Mail, landen manuell im CRM. Kundendaten stehen in drei Systemen — getrennt gepflegt, nie synchron. Belege werden abgetippt, obwohl das Buchhaltungssystem eigentlich eine Schnittstelle hätte. Das kostet in einem Betrieb mit fünf Mitarbeitern oft 10 bis 20 Stunden pro Woche.
Workflow-Automatisierung löst das Schnittstellenproblem: Ein Auslöser-Ereignis — eine neue Anfrage, ein abgeschlossener Auftrag, ein fälliger Termin — startet automatisch eine Kette von Aktionen. Daten fließen dorthin, wo sie gebraucht werden. Auf deutschen Servern, nachvollziehbar, ohne monatliche US-Cloud-Abhängigkeit.
Sehen Sie, was Ihr Betrieb gewinnt.
| Bereich | ✓ Mit DIGISTAFF Automatisierung | ✗ Ohne Automatisierung |
|---|---|---|
| Belegverarbeitung | Automatisch erfasst & kategorisiert | Manuell abgetippt (30–60 Min/Tag) |
| Auftragseingang | Sofort ins CRM, Bestätigung raus | Copy-Paste, Verzögerungen |
| Kundenkommunikation | Automatische Status-Updates | Manuelle E-Mails, oft vergessen |
| Terminmanagement | Selbstbuchung + Erinnerungen | Telefonrunden, Kalender-Chaos |
| Datenpflege | Sync zwischen allen Systemen | Doppeleingabe, Fehler, Versionen |
| Zeitaufwand/Woche | 2–4 Stunden | 10–20 Stunden |
| Fehlerquote | Nahe 0 % | 5–15 % (menschliche Fehler) |
Von der ersten Kundenanfrage bis zur Buchhaltung – wir übernehmen den Routineaufwand.
Eingehende Aufträge aus E-Mail, Webformular oder ERP werden automatisch erkannt, ins richtige System übertragen und bestätigt. Der Kunde bekommt innerhalb von Minuten eine Rückmeldung — ohne manuellen Zwischenschritt. Gleichzeitig wird der Auftrag zur Weiterverarbeitung weitergeleitet.
Täglich landen Dutzende Nachrichten im Postfach — Anfragen, Bestellungen, Rückfragen, Spam. Ein KI-Agent klassifiziert eingehende Mails, beantwortet Standardanfragen direkt und leitet komplexe Fälle an den richtigen Ansprechpartner weiter. Jede Aktion wird im CRM dokumentiert.
Kunden buchen Termine selbst — der Eintrag landet automatisch im Kalender, der zuständige Mitarbeiter wird informiert, der Kunde bekommt eine Bestätigung. 24 Stunden vorher: automatische Erinnerung. Kein Telefonieren, kein Nachfassen von Hand.
Ändert ein Kunde seine Adresse oder kauft ein neues Produkt, werden diese Informationen automatisch in allen verbundenen Systemen synchronisiert — CRM, ERP, Buchhaltung. Keine Duplikate, keine veralteten Daten, kein manuelles Nachtragen in drei Systemen.
Sobald ein Mindestbestand erreicht wird, löst das System automatisch eine Bestellanfrage aus. Lieferantenbestätigungen werden eingelesen und verarbeitet, der Wareneingang dokumentiert. Keine Überraschungen durch leere Regale, keine Doppelbestellungen.
Eingehende Rechnungen und Belege werden per KI ausgelesen, den richtigen Kostenstellen zugeordnet und direkt an DATEV, Lexoffice oder Ihren Steuerberater übergeben. Was früher 30 bis 60 Minuten täglich kostete, läuft vollautomatisch im Hintergrund.
Rechnen Sie selbst aus, wie viel Zeit und Geld Sie monatlich sparen.
Berechnung: ~70 % der Verwaltungszeit automatisierbar × 4 Wochen
Dieselbe Logik — angepasst an die spezifischen Systeme, Prozesse und Engpässe jeder Branche.
DMS (Locosoft, CarLo) mit DATEV und Kundenkommunikation verbinden. Terminerinnerungen, HU-Fälligkeiten, Reparatur-Status und Auftragsübertragung nach DATEV — vollautomatisch.
Belegerfassung per KI, automatische DATEV-Übergabe, Fristen-Monitoring und Mandanten-Kommunikation digitalisieren. Weniger Nachfragen, mehr Kapazität für komplexe Mandate.
Interessentenanfragen qualifizieren, Besichtigungstermine automatisch koordinieren, Exposés aus dem CRM heraus aktualisieren. Mehr Objekte, gleicher Aufwand.
Kein Experiment. Jede Phase hat ein klares Ergebnis.
Wir analysieren Ihren aktuellen Ablauf: Wo sind die Zeitfresser? Welche Systeme sind im Einsatz? Was kostet heute 10 oder mehr Stunden pro Woche? Das Ergebnis ist ein konkreter Implementierungsplan mit messbaren KPIs.
Wir starten mit dem Prozess, der den schnellsten ROI bringt — scharf definiert, mit Zieldefinition vor Start und Erfolgsmessung danach. Keine Black Box, sondern ein nachvollziehbarer Aufbau Schritt für Schritt.
Nach dem Pilot übernehmen wir Hosting, Monitoring und Wartung der Workflows auf deutschen Servern. Sie bekommen monatliche Status-Reports. Anpassungen bei System-Updates sind inklusive.
20 Minuten Engpass-Gespräch – ich zeige Ihnen konkret, welche Prozesse in Ihrem Betrieb heute automatisierbar sind.