Automatisierung für Autohaus & Werkstatt

Autohaus & Werkstatt automatisieren. Annahme bleibt frei.

DIGISTAFF automatisiert wiederkehrende Vorgänge rund um Terminannahme, Rückfragen, Reminder und Aktenvorbereitung. Ohne DMS-Wechsel zum Start. Mit Freigabe durch Ihr Team.

Terminannahme Rückfragen Aktenvorbereitung HU/AU-Reminder
Engpass-Gespräch anfragen Reifegrad-Check starten

oder Termin-Agent Demo ansehen

✓14 Jahre Autohaus-Praxis ✓Pilot remote möglich ✓Keine Kundennachricht ohne Freigabe
DIGISTAFF Cockpit Neue Terminanfrage
KundeMax Müller
FahrzeugVW Golf 7, 2019
AnliegenInspektion + Reifenwechsel
FehlendKennzeichen, km-Stand
Status Rückfrage vorbereitet
Freigabewartet auf Mitarbeiter
60 %
Conversion bei
< 1 Min Antwortzeit
< 1 %
Conversion bei
> 24 h Antwortzeit
1/3
der Betriebe nutzt
bereits KI
Quellen: AutosBuzz Sitges 2026, AUTOHAUS-Umfrage, ZDK/IfA
Das Problem

Der Engpass liegt selten in der Werkstatt. Er liegt in den Vorgängen davor.

Unvollständige Anfragen, Rückfragen, Reminder und Aktenvorbereitung kosten täglich Aufmerksamkeit. DIGISTAFF setzt genau dort an, bevor der Vorgang in Annahme, Verkauf oder Backoffice hängen bleibt.

Unvollständige Terminanfragen

Name, Fahrzeug, Kennzeichen, Wunschtermin oder Anliegen fehlen. Ihr Team fragt nach, statt den Auftrag sauber vorzubereiten.

Rückfragen und Nachfassen

Kundenkommunikation läuft über Telefon, E-Mail und Formulare. Vieles wiederholt sich – und bindet genau die Leute, die am Kunden gebraucht werden.

Termine manuell koordinieren

Kalender prüfen, bestätigen, erinnern, verschieben: kleine Schritte, die jeden Tag Aufmerksamkeit kosten und leicht liegen bleiben.

Akten und Daten vorbereiten

EVB einsammeln, Vollmacht ausfüllen lassen, Bankunterlagen koordinieren. Pro Verkauf 60 bis 90 Minuten Papierkram, statt am nächsten Kunden zu sein.

Vorher und Nachher: links Werkstatt-Inhaber gestresst zwischen Papier-Chaos, rechts derselbe Inhaber ruhig am Cockpit-Bildschirm

Der Unterschied liegt nicht in der Werkstatt. Er liegt am Schreibtisch.

Werkstatt-Cockpit

Ein Agent pro wiederkehrendem Vorgang. Ein Cockpit pro Haus.

Sie starten mit dem Engpass, der heute am meisten Zeit kostet. Danach kann das System Schritt für Schritt erweitert werden. Ohne Softwarewechsel, ohne Großprojekt, mit klarer Freigabe durch Ihr Team.

Flaggschiff-Agent

Werkstatt-Termin-Agent

Eingehende Terminanfragen per E-Mail, Formular oder WhatsApp werden automatisch bearbeitet, fehlende Daten nachgefragt und als vollständiges Briefing übergeben. Ihr Team gibt frei — der Agent erledigt alles davor.

Termin-Agent ansehen

Service-Reminder-Agent

HU-Termine, Inspektionsintervalle und Reifenwechsel aus dem DMS werden als personalisierte Erinnerungen versendet — bevor der Kunde zur Konkurrenz geht.

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Rückfragen-Agent

Unvollständige Anfragen werden erkannt. Der Agent fragt fehlende Informationen im selben Kanal nach — vollständige Datensätze ohne Telefonat.

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Lead-Agent

Fahrzeuganfragen von mobile.de, AutoScout24 und der eigenen Webseite werden klassifiziert und vorqualifiziert übergeben. Kein Lead bleibt unbeantwortet.

Engpass besprechen

Aktenvorbereitungs-Agent

Nach dem Verkaufsabschluss versendet der Agent Checklisten und fordert fehlende Dokumente nach. Der Verkäufer widmet sich dem nächsten Gespräch.

Engpass besprechen

Kundenreaktivierungs-Agent

Kunden ohne Werkstattbesuch seit 12+ Monaten erhalten einen personalisierten Anlass zur Rückkehr — HU, Inspektion oder Reifenwechsel zum richtigen Zeitpunkt.

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Buchhaltung im Autohaus automatisieren

DMS und DATEV werden verbunden: Aufträge automatisch in SKR51 konvertiert und übergeben. Kein manueller Transfer, kein Herstellerreporting per Hand.

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So arbeitet ein DIGISTAFF-Agent

Was passiert, bevor ein Termin im Kalender landet

Ein Vorgang kommt rein, wird strukturiert, geprüft und vorbereitet. Erst nach Freigabe durch Ihr Team geht etwas raus. Jeder Schritt nachvollziehbar.

Eingang
E-Mail
Webformular
Telefonnotiz
Anfrage trifft ein. Oft unvollständig, oft außerhalb der Öffnungszeiten.
Agent prüft
✓Pflichtdaten vollständig?
✓Auftragstyp erkannt?
✓Rückfrage nötig?
✓Kalender-Slot verfügbar?
Unklare Fälle eskaliert der Agent an Ihr Team. Er rät nicht, er fragt.
Der Kontrollpunkt
Freigabe

Ihr Mitarbeiter sieht den vorbereiteten Vorgang, prüft ihn und gibt frei. Keine Kundennachricht verlässt das Haus ohne dieses OK.

Im Pilot gilt das für jede einzelne Nachricht. Später definieren Sie, was autonom laufen darf.
Ergebnis
Antwort an den Kunden
Termin im Kalender
Werkstattbrief an die Annahme
Kunde, Fahrzeug, Anliegen, km-Stand. Alles vorbereitet, bevor das Auto auf dem Hof steht.
Pilot-Programm

Drei Pilotplätze für inhabergeführte Betriebe.

Pilotprogramm 2026 — Bewerbungen offen

Wir suchen drei Autohaus- oder Werkstattbetriebe, die einen klar abgegrenzten Vorgang automatisieren wollen: Terminanfragen, Reminder oder Aktenvorbereitung. Der Pilot läuft remote, mit Prozessaufnahme, Simulation und Freigabe vor produktiver Nutzung.

Was Sie bekommen

  • ✓ Persönliche Umsetzung durch den Gründer
  • ✓ Direkte Leitung, kein Support-Ticket
  • ✓ Zwei-wöchentliche Review-Sessions
  • ✓ 50 % Setup-Rabatt als Pilot-Partner
  • ✓ Remote möglich, kein Reisen nötig
  • ✓ Ihre Wünsche fließen in die Produkt-Pipeline

Damit es gut funktioniert

  • ✓ Inhabergeführter Betrieb mit 5 bis 30 Mitarbeitern
  • ✓ Ein konkreter Vorgang, der regelmäßig Zeit kostet
  • ✓ Ein fester Ansprechpartner aus Annahme oder Verkauf
  • ✓ Drei Monate gemeinsame Laufzeit
  • ✓ Offenes Feedback, damit wir nachsteuern können
  • ✓ Bereitschaft für eine Case Study (auch anonym möglich)
20-Minuten Engpass-Gespräch anfragen

Zwanzig Minuten am Telefon. Wir prüfen gemeinsam, ob ein Pilot bei Ihnen passt. Wenn nicht, sagen wir das.

Ronny Schumann, Gründer von DIGISTAFF

Ronny Schumann

Gründer DIGISTAFF

Berlin, Deutschland

✓

14 Jahre Autohaus- und B2B-Vertrieb

✓

Automobilkaufmann (IHK) & geprüfter Automobilverkäufer

✓

Tool-Praxis: DAT, CarLo, Locosoft, DMS

✓

Annahme, Werkstatt, Aftersales aus eigener Praxis

linkedin.com/in/ronny-schumann
Über mich

14 Jahre Autohaus-Praxis.
Heute Automatisierung für genau diese Abläufe.

Ich kenne die Rückfragen nach dem Handschlag, die unvollständigen Terminanfragen, die Bankunterlagen, die liegen bleiben, und die Kundenkommunikation, die zwischen Telefon, E-Mail und DMS zerfasert. Die Tool-Landschaft (DAT, CarLo, Loco-Soft, marken-eigene Systeme) kenne ich aus der Praxis, nicht aus dem Datenblatt.

DIGISTAFF baut keine KI-Spielerei, sondern Werkzeuge für wiederkehrende Arbeit im Autohaus-Alltag. Open-Source-Technologien, eigene Code-Basis, gehostet in Deutschland. Ohne teure Lizenzkosten, ohne Abhängigkeit von US-Cloud-Diensten.

20-Minuten Engpass-Gespräch LinkedIn
Konditionen

Drei klare Einstiegspunkte

Transparente Anker statt Verhandlungs-Theater. Final werden die Konditionen im Pilot-Gespräch nach Größe Ihres Hauses und konkretem Engpass festgelegt.

Discovery-Audit

ab 3.900 €

3 Tage strukturiert

Ist-Prozess-Aufnahme, Daten- und System-Audit, Baseline-Messung, Go/No-Go-Entscheidung. Schriftlicher Discovery-Bericht. Bei direktem Pilot-Abschluss wird die Gebühr voll auf das Setup angerechnet.

Pilot-Setup

ab 5.900 €

14 Tage produktiv, erste 3 Pilot-Partner pro Branche

Implementation eines abgegrenzten Moduls. Setup-Rechnung erst nach Going-Live, drei Monate Mindestlaufzeit. Reguläre Konditionen ab Pilot Nummer 4 mit höherem Setup.

Modul-Betrieb

ab 299 €/Monat

EU-Hosting, DSGVO-konform

Hosting auf EU-Servern, LLM-API über Mistral (Frankreich), Wartung, Updates, persönlicher Ansprechpartner. Kein versteckter Pro-Vorgang-Preis, keine Vorab-Jahresbindung.

Bundesförderprogramme für KMU-Digitalisierung sind je nach Konstellation kombinierbar. Wir helfen bei der Recherche passender Optionen.

20-Minuten Engpass-Gespräch anfragen
Pilotprogramm

Für die ersten drei Pilotbetriebe
pro Prozess

Setup statt regulär 5.900 €

2.950 €

50 % reduziert · Pilot-Partner-Konditionen

✓

Ein abgegrenzter Vorgang

Terminannahme, HU-Erinnerung oder Statusmeldung — kein Generalprojekt

✓

Simulation vor Produktivbetrieb

Der Agent läuft erst im Read-only-Modus — Sie sehen die Ausgaben bevor etwas passiert

✓

Keine Kundennachricht ohne Freigabe

Jede ausgehende Kommunikation braucht Ihr explizites OK

✓

Kein DMS-Wechsel, kein IT-Projekt

Läuft neben Ihren bestehenden Systemen — keine Ablösung, keine Schulung

✓

3 Monate Mindestlaufzeit

Danach monatlich kündbar — kein Lock-in über den Pilot hinaus

✓

Case-Study-Freigabe

Nach erfolgreichem Pilot: anonymisierte Case Study als Gegenleistung für den Rabatt

Lieferung im Pilot

Prozessaufnahme Pflichtdaten-Matrix Agent-Simulation Freigabe-Logik Abnahmegespräch

Discovery-Audit (3.900 €) vorab empfohlen — wird bei Pilot-Abschluss vollständig angerechnet.

Pilot-Gespräch anfragen
Praxisbeweis

Ein echter Vorgang, bevor er die Annahme erreicht

Links die Anfrage, wie sie reinkommt. Rechts der Vorgang, wie ihn Ihre Annahme bekommt. Dazwischen liegt die Arbeit des Agenten.

1 · Eingehende Anfrage
Von: m.mueller@gmx.de
Betreff: Termin? · Mo, 06:48 Uhr

„Hallo, ich bräuchte mal einen Termin für meinen Golf, am besten nächste Woche. Geht da was? Gruß Müller“

Kennzeichen fehlt km-Stand fehlt Anliegen unklar
2 · Agent prüft Pflichtdaten
✓NameMüller
✓FahrzeugVW Golf (aus Anfrage)
!Anliegenunklar, vermutlich Inspektion
✗Kennzeichenfehlt
✗km-Standfehlt
!Wunschtermin„nächste Woche“, vage
Rückfrage formuliert. Wartet auf Freigabe durch einen Mitarbeiter.
3 · Vorbereiteter Werkstattbrief
KundeMax Müller
FahrzeugVW Golf 7, 2019
KennzeichenB-MM 2019
km-Stand84.500
AnliegenInspektion + Reifenwechsel
TerminDi, 08:30 Uhr
✓ Vom Team freigegeben

Nach der Rückfrage beim Kunden: vollständiger Datensatz, bestätigter Termin, fertiges Briefing für die Annahme. Ohne ein einziges Telefonat.

FAQ

Häufige Fragen von Autohaus und Werkstatt

Das hängt vom Umfang ab. Drei klare Einstiegspunkte: Discovery-Audit ab 3.900 €, Pilot-Setup ab 5.900 € für die ersten drei Pilot-Partner pro Branche, Modul-Betrieb ab 299 € pro Monat. Die Discovery-Gebühr wird bei direktem Pilot-Abschluss voll auf das Setup angerechnet. Bundesförderprogramme für KMU-Digitalisierung sind je nach Konstellation kombinierbar, wir helfen bei der Recherche passender Optionen. Final werden die Konditionen im Pilot-Gespräch anhand Ihres konkreten Engpasses festgelegt.

Erst analysieren wir gemeinsam Ihre Prozesse (kostenloses Audit-Gespräch). Dann erhalten Sie ein konkretes Angebot. Nach Beauftragung bauen wir die Automatisierung in 1–3 Wochen, testen alles gründlich und übergeben das System mit einer verständlichen Dokumentation.

Ja, 100 %. Wir hosten ausschließlich auf deutschen Servern (Hetzner in Nürnberg/Falkenstein). Ihre Daten verlassen nie die EU, werden nicht an US-Dienste weitergegeben. Sie können eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) von uns erhalten.

Einfache Workflows sind oft in 3–5 Werktagen fertig. Komplexere Projekte mit mehreren Systemen dauern 2–4 Wochen. Wir arbeiten iterativ – erste Ergebnisse sehen Sie oft schon nach wenigen Tagen.

Nein. Wir kümmern uns um alles Technische. Sie erklären uns Ihre Abläufe, wir bauen das System. Nach der Übergabe läuft alles automatisch – Sie müssen nichts programmieren oder konfigurieren.

Nein. DIGISTAFF arbeitet neben Ihrem DMS, nicht anstelle davon. CarLo, Loco-Soft und marken-eigene Systeme bleiben Ihr führendes System. Die KI nutzt den gemeinsamen Kalender und E-Mail als Brücke. Kein Systemwechsel, keine Migration.

Nur nach Freigabe. Jede Nachricht, die an einen Kunden gehen soll, kann vorher von Ihrem Team geprüft werden. Bei Unsicherheit oder unklaren Fällen eskaliert das System an einen Menschen, statt zu raten. Sie behalten die volle Kontrolle.

Für den Termin-Agenten: Zugang zu Ihrem E-Mail-Postfach oder Webformular und Ihrem Kalender (Google Calendar oder Outlook). Für Service-Reminder: einen monatlichen Kundenexport aus dem DMS mit Fahrzeugdaten und Fälligkeiten. Keine Zugangsdaten zu Ihrem DMS nötig.

Der Agent eskaliert an Ihr Team. Wenn eine Anfrage mehrdeutig ist, Stichworte wie „Gewährleistung“ oder „Anwalt“ enthält oder zwei Auftragstypen gleichzeitig im Spiel sind, schweigt der Agent und alarmiert einen Mitarbeiter. Er rät nicht, er fragt. Lieber eine Rückfrage zu viel als ein Kunde, der falsch eingeplant ankommt.

Prozessaufnahme, ein klar abgegrenzter Agent oder Workflow, Test mit echten oder bestätigten Vorgängen, Freigabeprozess vor produktiver Nutzung, Dokumentation und persönlicher Ansprechpartner. Zwei-wöchentliche Review-Sessions. Mindestlaufzeit drei Monate. 50 % Setup-Rabatt für die ersten drei Pilot-Partner.

Ja. Der gesamte Pilot kann remote durchgeführt werden: Prozessaufnahme per Videocall, Setup über sichere Verbindung, Feedback per Mail oder Telefon. Kein Reisen nötig, kein Vor-Ort-Termin Pflicht.

Unterschied

Warum ein Autohaus-Praktiker und kein IT-Berater

14 Jahre
im Autohaus-Vertrieb

Fahrzeugverkauf, Annahme, Kundenkontakt. DAT, CarLo, Loco-Soft aus eigener Praxis. Kein angelesenes Wissen.

Phase 0
Erst messen, dann bauen

Kein Tool-Verkauf ohne Prozess-Audit. In der Discovery-Woche messen wir, ob Automatisierung Sinn ergibt. Wenn nicht, sagen wir das.

DSGVO
Deutsche Server, keine US-Cloud

Hetzner Nürnberg/Falkenstein. LLM via Mistral (Frankreich). Keine Daten verlassen die EU. AVV auf Anfrage.

0 €
für das Erstgespräch

20 Minuten am Telefon. Gemeinsam prüfen ob ein Pilot passt. Kein Vertrag, kein Verkaufsdruck. Wenn es nicht passt, sagen wir das direkt.

HITL
Freigabe statt Blackbox

Keine Nachricht geht ohne Freigabe durch Ihr Team raus. Der Agent bereitet vor, Ihr Mitarbeiter entscheidet.

0 Lock-in
Kein Lizenz-Lock-in

Open-Source-Technologie, eigene Code-Basis. Keine SaaS-Abhängigkeit. Das System gehört Ihnen.

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Kontakt

Engpass im Autohaus besprechen

Beschreiben Sie kurz den Vorgang, der Ihre Annahme, Ihren Verkauf oder Ihr Backoffice regelmäßig Zeit kostet. Ronny meldet sich innerhalb von 48 Stunden mit einer ehrlichen Ersteinschätzung. Aktuell drei Pilot-Plätze mit reduzierten Konditionen.

Kein Spam. Keine Weitergabe. Nur eine ehrliche Antwort von Ronny.

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