13 Pflichtdaten für vollständige
Werkstatt-Terminanfragen
Ronny Schumann · Gründer DIGISTAFF
14 Jahre Autohaus- und B2B-Vertrieb, ehem. SEAT Topverkäufer. Spezialisiert auf KI-Agenten für Werkstatt- und Autohausbetriebe in Deutschland.
8 echte Pflichtfelder, ohne die kein Termin sauber vergeben werden kann. Plus 5 sinnvolle Zusatzfelder, die Zeit sparen. Aus 14 Jahren Autohaus-Praxis mit DAT, CarLo und Locosoft.
So verwenden: Nutzen Sie diese Liste als Grundlage für Ihr Webformular, als Telefonleitfaden für die Annahme oder als Konfigurationsgrundlage für einen KI-Termin-Agenten. Felder mit Pflicht blockieren die Terminvergabe wenn leer. Felder mit Optional sparen Zeit, sind aber nicht terminblockierend.
1. Fahrzeug-Identifikation
Fahrzeugzuordnung im DMS, Zulassungsstatus, Kundenstamm. Ohne Kennzeichen kein Slot mit korrekter Fahrzeugzuordnung.
Bestimmt Arbeitswert (AW) und Slot-Länge. Falscher AW führt zu Dominoeffekt auf Folge-Termine.
Inspektions-Intervall-Prüfung, Garantie-Laufleistung, HU-Fälligkeit. Ohne Kilometerstand bleibt der Inspektionsscope unklar bis zur Fahrzeugübergabe.
Hersteller-Garantie, Rückruf-Check, präzise Teilebestellung vor dem Termin. Bei Garantiefällen ohne FIN kein Herstellerzugriff.
2. Kundenkontakt
Terminbestätigung, DMS-Kundenakte, Rechnungsadresse. Ohne Namen kein Termin zuordenbar, keine Akte anlegbar.
Rückruf bei Rückfragen, Statusnachricht während Reparatur, No-Show-Erinnerung. Ohne Mobilnummer steigt die No-Show-Quote messbar.
Auftragsbestätigung, digitale Rechnung, HU-Erinnerung, DSGVO-konformes Follow-up. Wichtig für Bestandskundenpflege.
3. Auftragsart und Terminwunsch
Slot-Länge, Ressourcenplanung (Hebebühne, Spezialwerkzeug, Diagnosegerät). Falscher Leistungstyp = falsch kalkulierter Slot = Dominoeffekt.
Slotbelegung und Kapazitätsplanung. Ohne Angabe zweiter Kontakt nötig. Morgens / Nachmittags / Kein Stress reicht als Mindestangabe.
Priorisierung für Express-Slots oder Abschleppfälle. Zeigt ob Fahrzeug noch fahrbereit ist.
4. Fahrzeugzustand und Symptom
Erstdiagnose vor Annahme, Ressourcenvorplanung. Techniker ohne Vorinformation = ungeplante Diagnosezeit, Serviceberater unvorbereitet.
Fehlercode-Auslesen einplanen (Diagnosegerät, Software-Update, Zeitpuffer). Diagnosegerät nicht bereit = Slot gerät in Verzug.
Kapazitätsplanung Leihwagenflotte. Relevant bei mehrtägigen Reparaturen. Kein Leihwagen → vermeidbarer Kundenärger.
Kurzfassung: 8 Pflichtfelder (KFZ-Kennzeichen, Marke/Modell/Baujahr, Kilometerstand, Name, Mobilnummer, Leistungstyp, Wunschtermin, Fehlerbeschreibung) blockieren die vollständige Terminvergabe wenn leer. Die 5 optionalen Felder (FIN, E-Mail, Dringlichkeit, Warnleuchten, Ersatzfahrzeug) sparen Zeit und reduzieren Folgeaufwand, sind aber nicht terminblockierend.