E-Rechnung im Autohaus 2026:
Was DMS und DATEV können müssen
Der Empfang ist seit 2025 Pflicht, das Ausstellen kommt schrittweise. Für einen Kfz-Betrieb heißt das nicht Panik, sondern eine überschaubare Liste: was hereinkommt sauber verarbeiten, was an Firmenkunden hinausgeht rechtzeitig umstellen. Was dahinter steckt und was sich automatisieren lässt, ohne das DMS zu wechseln.
Ronny Schumann · Gründer DIGISTAFF
14 Jahre Autohaus- und B2B-Vertrieb, ehem. SEAT Topverkäufer. Spezialisiert auf KI-Agenten für Werkstatt- und Autohausbetriebe in Deutschland.
Kurzantwort
Seit dem 1. Januar 2025 muss Ihr Betrieb E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Das Ausstellen folgt gestaffelt: ab 2027 für Betriebe über 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Rechnungen an Privatkunden und Kleinbeträge bis 250 Euro bleiben ausgenommen. Eine E-Rechnung ist kein PDF, sondern ein strukturierter Datensatz (XRechnung oder ZUGFeRD).
Was eine E-Rechnung ist, und was keine
Der häufigste Irrtum zuerst: Eine PDF, die Sie per E-Mail verschicken, ist keine E-Rechnung. Rechtlich zählt sie als sonstige Rechnung, genau wie das gedruckte Blatt. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz, den ein Buchhaltungssystem maschinell auslesen und weiterverarbeiten kann, ohne dass ein Mensch Zahlen abtippt.
Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. In Deutschland erfüllen zwei Formate diese Norm:
- XRechnung: ein reines XML ohne sichtbares Rechnungsbild. Der Mensch sieht auf den ersten Blick nur Datencode, das System liest alles. Verbreitet bei Rechnungen an Behörden.
- ZUGFeRD (auch Factur-X): ein Hybrid. Nach außen eine ganz normale PDF, die Sie lesen können, mit dem strukturierten XML unsichtbar eingebettet. Der Mensch sieht die Rechnung, die Software liest den Datensatz. Für die meisten Betriebe der praktischere Weg.
Der Unterschied klingt technisch, hat aber eine handfeste Folge: Wer eine E-Rechnung empfängt, muss den strukturierten Teil auslesen und archivieren können. Wer eine ausstellt, muss ihn erzeugen. Das reine Öffnen einer PDF reicht in beiden Fällen nicht.
Die Fristen: Was ab wann für Sie gilt
Die Pflicht kommt in Stufen. Wichtig ist die Trennung zwischen Empfangen (schon da) und Ausstellen (kommt gestaffelt):
Praktisch heißt das: Der Empfang ist die dringende Baustelle, weil er längst gilt. Beim Ausstellen haben die meisten kleineren Betriebe noch bis 2028 Zeit, sollten die Umstellung aber nicht bis zur letzten Woche schieben, weil sie an der DMS-Konfiguration hängt.
Was das konkret fürs Autohaus heißt
Ein Kfz-Betrieb steht an beiden Enden der Rechnung. Deshalb lohnt sich der Blick von zwei Seiten.
Was hereinkommt (der Empfang):
Ihre Teile-Großhändler, der Hersteller, Werbe- und IT-Dienstleister schicken Ihnen Rechnungen. Viele davon kommen schon heute als ZUGFeRD, oft ohne dass es jemandem auffällt, weil die PDF ganz normal aussieht. Diese Belege müssen Sie strukturiert annehmen, archivieren und weiterverarbeiten können. Genau hier entsteht der meiste stille Handarbeitsaufwand: Belege werden ausgedruckt, in Ordner sortiert oder einzeln in die Buchhaltung übertragen.
Was hinausgeht (das Ausstellen):
Die Werkstattrechnung an den Privatkunden ist nicht betroffen, das ist B2C. Betroffen sind Ihre Firmenkunden: Flottenbetreiber, Handwerksbetriebe mit eigenem Fuhrpark, gewerbliche Halter, andere Autohäuser, Vermittlungs- und Provisionsabrechnungen. In vielen Betrieben ist dieser gewerbliche Anteil größer, als man aus dem Bauch heraus schätzt. Für diese Rechnungen brauchen Sie ab 2027 oder 2028 ein normkonformes Ausgabeformat aus dem DMS.
Zwei Ausnahmen, die Sie kennen sollten: Rechnungen an private Endkunden bleiben außen vor, und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto sind ebenfalls ausgenommen. Für die klassische Barzahlung an der Werkstatt-Theke ändert sich also erstmal wenig. Der Hebel liegt bei den gewerblichen Vorgängen und beim Beleg-Eingang.
Was DMS und DATEV können müssen
Damit die Pflicht kein Papierstau wird, müssen vier Fähigkeiten zusammenkommen. Nicht jedes DMS bringt alle mit, und die Lücken schließt man gezielt statt mit einem Systemwechsel.
Der Empfang lässt sich fast immer über ein Postfach und eine Verarbeitungsschicht lösen, auch wenn das DMS von sich aus nichts anbietet. Beim Ausstellen kommt es auf die DMS-Version an: Manche erzeugen ZUGFeRD bereits, andere brauchen eine Zwischenschicht, die das Ausgabeformat ergänzt. Welcher Fall bei Ihnen vorliegt, klärt ein kurzer Blick in die Rechnungsausgabe Ihres Systems.
Was sich automatisieren lässt, und was nicht
E-Rechnung ist nicht nur eine Pflicht, sondern auch die Gelegenheit, den Belegweg zu automatisieren. Weil die Daten strukturiert vorliegen, muss niemand mehr abtippen. Ehrliche Einordnung nach Vorgang:
Der Kern: Die Automatisierung übernimmt das Auslesen, Einsortieren und Übergeben. Die inhaltliche Beurteilung, ob eine Rechnung stimmt, bleibt beim Menschen. Wer das umdreht und die Software auch entscheiden lässt, baut sich einen schnellen Fehler statt einer Entlastung. Wie die Übergabe an DATEV im Detail funktioniert, steht im Artikel zur DMS-DATEV-Schnittstelle.
Die häufigsten Stolperfallen
1. Die PDF für erledigt halten
Wer glaubt, mit PDF-Versand sei die Pflicht abgehakt, irrt. Eine PDF ohne strukturierten Datensatz erfüllt die E-Rechnungspflicht ab dem jeweiligen Stichtag nicht. Der Test ist einfach: Kann eine Software die Rechnung ohne Abtippen einlesen? Wenn nein, ist es keine E-Rechnung.
2. Nur den Ausdruck archivieren
Bei einer empfangenen E-Rechnung muss der strukturierte Originaldatensatz aufbewahrt werden, GoBD-konform und unveränderbar. Ein Papierausdruck oder eine abgespeicherte PDF-Ansicht allein genügt der Aufbewahrungspflicht nicht.
3. Den Empfang aufschieben
Das Ausstellen hat Zeit, der Empfang nicht. Er gilt seit 2025. Betriebe, die eingehende E-Rechnungen noch ausdrucken und per Hand verbuchen, verschenken den größten Zeithebel und riskieren Lücken im Beleg-Archiv.
Mein Vorgehen: erst schauen, dann umstellen
Ich fange kein E-Rechnungs-Projekt mit dem Werkzeug an, sondern mit Ihrem Betrieb. Jedes Autohaus hat eine eigene DMS-Konfiguration, einen eigenen Anteil gewerblicher Kunden und eine eigene Qualität im Beleg-Eingang. Was in einem Haus sauber läuft, hakt im nächsten an einer Kleinigkeit.
In einem kurzen Blick auf Ihre Abläufe schauen wir gemeinsam auf drei Dinge:
- Eingang: Welche Lieferanten schicken bereits ZUGFeRD? Wie werden diese Belege heute verarbeitet und archiviert?
- Ausgang: Wie hoch ist Ihr gewerblicher Rechnungsanteil? Kann Ihr DMS heute schon ein normkonformes Format ausgeben?
- Übergabe: Läuft der Weg in die Buchhaltung und zu DATEV strukturiert oder über manuelle Zwischenschritte?
Ich arbeite herstellerunabhängig und mit nachvollziehbaren, versionierbaren Abläufen statt mit einer geklickten Blackbox. So bleibt jeder Schritt prüfbar, und Ihr Steuerberater bekommt Belege, die er schneller freigeben kann. Ob und wo sich der Aufwand rechnet, sage ich ehrlich, auch wenn die Antwort manchmal lautet, dass ein Postfach und eine saubere Ablage schon reichen.
Weiterführend:
DMS-DATEV-Schnittstelle im Autohaus: Was wirklich automatisierbar ist →Wie der Buchungsstapel von DMS zu DATEV kommt, und wo der Steuerberater bleibt.
Verwandter Artikel:
SKR 51 im Autohaus: Buchungsbeispiele für DMS und DATEV →Der Kfz-Kontenrahmen, auf dem die Vorkontierung der E-Rechnungen aufsetzt.
Verwandter Artikel:
CarLo, Loco-Soft, DAT: Welches DMS lässt sich anbinden? →Praxis-Einordnung der gängigen DMS-Systeme und ihrer Exportwege.
Was Sie diese Woche tun können
- Prüfen, ob eingehende Lieferantenrechnungen schon als ZUGFeRD kommen. Ein Blick in die Detailansicht einer PDF genügt oft: Ist ein XML eingebettet?
- Klären, wie diese Belege heute archiviert werden. Wird der Originaldatensatz aufbewahrt oder nur ein Ausdruck?
- In der Rechnungsausgabe Ihres DMS nachsehen, ob ein E-Rechnungsformat wählbar ist, und den gewerblichen Rechnungsanteil grob schätzen.
- Wenn Sie unsicher sind, wo der erste Schritt sitzt, sprechen wir 20 Minuten über Ihren konkreten Beleg-Eingang.
Fachlicher Kontext & Quellen
- Rechtsgrundlage: Wachstumschancengesetz (BGBl. 2024 I Nr. 108), §14 UStG, Neuregelung der E-Rechnung im inländischen B2B.
- Verwaltungssicht: Bundesministerium der Finanzen, Schreiben vom 15.10.2024 und FAQ zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung.
- Norm: EN 16931, europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung. Formate XRechnung und ZUGFeRD (Factur-X).
- Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§33 UStDV) und Rechnungen an private Endkunden (kein B2B).
- Aufbewahrung: GoBD, Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung elektronischer Unterlagen, BMF-Schreiben vom 28.11.2019.
Häufige Fragen
Ist die E-Rechnung im Autohaus schon Pflicht?
Der Empfang ist Pflicht. Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Betrieb im B2B-Bereich E-Rechnungen entgegennehmen können, ein E-Mail-Postfach reicht als Empfangsweg. Für das Ausstellen gilt eine Übergangsfrist bis Ende 2026. Ab 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen versenden, ab 2028 alle.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden in der Werkstatt?
Nein. Die Pflicht betrifft nur Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Die Werkstattrechnung an einen privaten Endkunden fällt nicht darunter. Betroffen sind Firmenkunden, Flottenbetreiber, Gewerbetreibende und andere Betriebe. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sind zusätzlich ausgenommen.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine reine PDF gilt rechtlich als sonstige Rechnung, nicht als E-Rechnung. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931, den ein Buchhaltungssystem maschinell auslesen kann. Formate sind XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML).
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein reines XML ohne sichtbares Rechnungsbild, verbreitet im Behördenumfeld. ZUGFeRD ist ein Hybrid: eine normale PDF mit eingebettetem XML. Der Mensch sieht die PDF, das System liest das XML. Beide erfüllen die E-Rechnungspflicht.
Muss ich mein DMS wechseln, um E-Rechnungen zu verarbeiten?
In der Regel nicht. Der Empfang lässt sich über ein Postfach und eine Verarbeitungsschicht lösen, die das XML ausliest und an DATEV übergibt. Beim Versand kommt es darauf an, ob Ihr DMS ein normkonformes Format ausgeben kann. Wo es das nicht tut, schließt eine Zwischenschicht die Lücke, ohne dass das DMS ausgetauscht wird.
Läuft Ihr Beleg-Eingang schon strukturiert?
In einem 20-Minuten-Gespräch schauen wir gemeinsam, welche Rechnungen bei Ihnen schon als E-Rechnung kommen, wie sie archiviert werden und wo der erste Automatisierungsschritt den größten Hebel hat.
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